Privacy beleid Handboogvereniging Black Arrow Versie November 2023

  • Persoonsgegevens worden bij HBV Black Arrow in een bestand bewaard omwille van het vaststellen van het lidmaatschap van de vereniging en overkoepelende organisatie de Nederlandse Handboog  Bond (NHB). Deze gegevens worden tevens gebruikt voor het organiseren van wedstrijden en vergaderingen en het innen van contributie.De beheerder bewaart gegevens van derden ter uitvoering van promotionele activiteiten. Hij deelt deze met de penningmeester voor de financiële afhandeling daarvan. Het bestuur van Black Arrow is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens van zijn leden. De secretaris houdt de gegevens actueel en is de dagelijkse beheerder ervan.

  • Van de leden van Black Arrow worden de volgende persoonsgegevens in het bestand opgenomen: Bondscategorie (wedstrijden), bondsnummer (wedstrijden), geslacht (wedstrijden), naam (welk lid), adres (carpoolen voor wedstrijden), woonplaats (carpoolen voor wedstrijden), geboortedatum (wedstrijden, bepaling contributie), telefoonnummers (communicatie), e-mailadres (communicatie), naam ouder/verzorger (OV) (communicatie i.g.v. nood), e-mailadres OV (communicatie i.g.v. mededelingen), telefoon OV (communicatie i.g.v. nood).
    Deze gegevens worden op aangeven van het betreffende lid gewijzigd.
    Op de website en op Facebook kunnen foto’s worden getoond waarop leden en gasten herkenbaar in beeld gebracht kunnen zijn. Deze beelden zijn uitsluitend bedoeld ter promotie van de vereniging of wedstrijdverslaglegging. Daar waar het gegevens en foto’s van minderjarigen betreft wordt éénmalig aan de ouders toestemming gevraagd bij de inschrijving.

    Omdat we graag willen weten hoe onze bezoekers deze website gebruiken, zodat we het gebruik van de website kunnen optimaliseren, gebruiken wij Google Analytics. Via deze website worden er daarom analytische cookies van Google geplaatst.

    GOOGLE ANALYTICS
    Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken te maken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet gebruikt. Wij kunnen je daarom niet persoonlijk herleiden.

    Van functionarissen binnen de vereniging wordt fysiek een VOG bewaard door de secretaris.

    Om de historie van de vereniging te kunnen bewaren, ter controle op betalingen en om het opzeggedrag van ex-leden in beeld te kunnen brengen zullen gegevens van leden maximaal 10 jaar bewaard blijven, waarna zij uit het basisbestand worden verwijderd.

  • Er worden bij Black Arrow geen bijzondere persoonsgegevens bewaard zoals, godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmerken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat.

  • Personen worden geïnformeerd over welke persoonsgegevens worden bewaard tijdens het introductiegesprek met het bestuur. Zij verstrekken deze gegevens bij inschrijving middels het inschrijvingsformulier.

  • Leden van Black Arrow kunnen op aanvraag hun eigen persoonsgegevens inzien in de ledenlijst bij de secretaris.

  • De persoonsgegevens van de Black Arrow-leden worden bewaard op de laptop van de secretaris.  De NHB krijgt de gegevens aangeleverd door de secretaris. Omwille van het feit dat de NHB een overkoepelende organisatie is hoeft met hen geen verwerkingsovereenkomst te worden afgesloten.

  • Het basis gegevensbestand wordt bewaard op de laptop van de secretaris. Hiervan worden periodiek back-ups gemaakt op een externe harde schijf. Kopieën van het ledenbestand worden per mail ter beschikking gesteld aan de bestuursleden. Kopieën van gedeelten van het gegevensbestand worden per mail verstrekt aan de daarvoor aangewezen leden van de vereniging.
    De deelkopieën bevatten uitsluitende de volgende gegevens:

    • Bondsnummer
    • Naam
    • Geboortedatum
    • NHB-categorie
    • Mobiele nummer
    • E-mailadres
    • Discipline (door ontvanger zelf toe te voegen)
  • Black Arrow heeft de volgende maatregelen genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien:
    De laptop van de secretaris is voorzien van een firewall en antivirusprogramma.
    Het basisbestand is voorzien van een versleuteling met password zodat anderen dan de secretaris dit bestand niet kunnen openen. Om uw privacy te beschermen maken wij bij onze website gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer je persoonsgegevens naar ons verstuurt.

    De VOG is in bezit van de secretaris en wordt door hem vernietigd als het lidmaatschap is beëindigd.

  • Binnen de organisatie hebben de volgende leden toegang tot deel kopieën:

    • Trainers

    In voorkomend geval worden deze kopiebestanden  bewaard op de computer van deze leden. Het is hun niet toegestaan de bestanden aan anderen te verstrekken.

  • Bij Black Arrow is er geen aparte functionaris voor de gegevensbescherming. Dit behoort tot de taken van de secretaris.

  • Black Arrow heeft geen contacten met derden die de persoonsgegevens van haar leden gebruiken.

  • Datalekken zoals, een gehackt gegevensbestand van de secretaris, een gestolen laptop of verloren gegane USB-sticks of andere externe gegevensdragers dienen binnen de vereniging per omgaande gemeld te worden bij de secretaris. Deze zal met behulp van de melder het datalek vastleggen en documenteren.
    Het per ongeluk verzenden van e-mail aan alle leden met de e-mailadressen niet in BCC wordt niet als datalek beschouwd.
    De secretaris zal het datalek binnen 72 uur melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl) met daarbij de gevolgen van het datalek en de genomen maatregelen.

Foxhol, november 2023

Linda Overdiek – Zuidema Luppo Arends
Voorzitter Secretaris